Fotoprix es una compañía española fundada en 1981, especializada en la venta de productos fotográficos y servicios de revelado de laboratorio.
Caracterizada por ofrecer la máxima garantía calidad-precio y un servicio especializado, ha conseguido llegar a lo más alto en su sector. Elige Microsoft Axapta por su adaptabilidad a entornos PYME y a Aitana como socio tecnológico, así como por su experiencia en implantaciones del sector de la distribución y franquicias.
La decisión de cambio planteada en Fotoprix se produjo por una necesidad de un sistema de futuro y un partner capaz de evolucionar junto a los requerimientos de la compañía. La solución Microsoft Axapta ha permitido simplificar los procesos y conseguir de este modo dos aspectos importantes para la empresa: por un lado para la dirección, el control total de la información y la posibilidad de acceder a ella en cualquier momento; por otro la flexibilidad necesaria para afrontar con éxito los cambios del mercado.
Situación
La empresa tenía implantada una aplicación integrada sobre plataforma UNIX. No tenía programas fuentes y se encontraban muy limitados en cuanto a accesibilidad a la información y análisis de la misma.
Había procesos que no estaban automatizados y se trabajaba de forma lenta, estando siempre en manos de terceros. Iniciaron la implantación de otro ERP, pero tras 15 meses, la compañía decidió parar dicha implantación.
Los motivos del fracaso fueron:
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Periodo de implantación muy largo que la compañía no podía permitirse |
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Falta de flexibilidad del implantador para adaptarse a sus necesidades |
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Aunque el ERP elegido contaba con funcionalidad muy potente, las adaptaciones eran lentas y por tanto era imposible poder ir adaptando la solución a la misma velocidad que evolucionaba el mercado. |
Por tanto, al seleccionar una nueva solución de negocio, Fotoprix buscó un ERP con potente funcionalidad pero también muy flexible y fácil de usar y un partner que les devolviera la confianza necesaria para una colaboración conjunta, y que lograse un éxito de implantación.
Además la implantación debía realizarse en un tiempo record, estaban en Octubre de 2003 y la implantación debía finalizar antes de la campaña de verano de 2004, contemplando la implantación además de las áreas estándar, todas las características propias de Fotoprix: revelado en laboratorio, almacén, tiendas, distribución, red comercial, etc.
El producto elegido fue Microsoft Axapta y el partner encargado de implantarlo Aitana. “Enseguida nos dimos cuenta de que en Aitana, el equipo sabía lo que hacía y cómo debía desarrollarlo en Fotoprix”, comenta el director de Sistemas y responsable del Proyecto, el señor Joan Fabra.
El principal rasgo de Fotoprix, es el de ser una empresa líder en el mercado español de la fotografía, tanto en lo que hace referencia a la distribución de productos de material fotográfico (cámaras, película, marcos, álbums…), como en los servicios tradicionales de este negocio (servicios de revelado, copias…..), y con perspectivas de futuro en la ya iniciada apertura del negocio al “boom” digital, y la intención de internacionalizar la red de distribución y sus operaciones.
Actualmente Fotoprix cuenta con el más moderno laboratorio de fotografía digital del mundo.
Solución
La necesidad de reemplazar la solución a medida que se usaba como herramienta de gestión, dadas sus manifiestas carencias técnicas y funcionales, fue una tarea ineludible en el año 2003 - 2004.
El señor Joan Fabra, Director de Sistemas se convierte en el Responsable de Proyecto y asume el reto de elegir adecuadamente tanto la solución como el partner que la implantara.
“En cuanto decidimos que MBS Axapta encajaba perfectamente en nuestras necesidades y flujo de información en todas las áreas de nuestra empresa, y elegimos a Aitana como partner, nos pusimos una fecha como meta de arranque y pedimos que Aitana no sólo nos implantara un ERP en las fechas acordadas, sino que llevara a cabo la formación adecuada a la plantilla de Fotoprix y asegurara un apoyo al departamento de sistemas.”
La Solución se ha realizado en las Áreas de Finanzas, Compras y Ventas, Logística e Interface con los dispositivos TPV de las tiendas.
Por otro lado, y con la voluntad firme de mejorar, Fotoprix sigue colaborando con Aitana SBS en nuevas metas y objetivos que pretenden, una vez conseguido el objetivo inicial de sustituir la solución anterior, seguir perfeccionando y aprovechando todo el potencial de Microsoft Axapta. Además se contemplan a corto y medio plazo nuevos proyectos como la implantación del Enterprise Portal de Axapta para poder integrar vía web los pedidos de material que reciben por parte de sus franquiciados, automatizando y controlando con Axapta de este modo toda la demanda que debe soportar la gestión de la cadena logística en su red de distribución.
Beneficios
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“En general se ha simplificado todo, ya que hay muchas tareas que se generan automáticamente y se procesan cuando antes eran distintos departamentos los que tenían que participar en el proceso de elaboración, y redirigirlos a otros departamentos con la consiguiente pérdida de tiempo.” |
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“Se ha creado una intranet que gestionan los propios usuarios que muestra on-line el contenido de la BBDD de Axapta de manera que desde las tiendas pueden verlo y actuar en consecuencia a los datos.” |
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“Todos nuestros departamentos ya están percibiendo mejoras, teniendo una capacidad de análisis antes impensable. Un ejemplo claro de mejora sustancial, es que en Almacén se gestiona todo mucho mejor, está todo más organizado y se ha conseguido reducir el tiempo de trabajo de 8 a 2 horas para una misma tarea.” |
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”Desde el punto de vista de dirección, también las percepciones son positivas puesto que disponen a día de hoy de una información de cualquier tipo fiable y en el mismo momento que la necesitan. |
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“Se ha generado una plataforma de back-office sólida para cubrir requerimientos actuales y futuras evoluciones.” |
Personalizaciones y módulos adaptados por el implantador:
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Central de compra de materia prima, con control de contratos y aplicaciones. |
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Gestión integrada técnico-económica de explotaciones porcinas (centros de inseminación artificial, granjas de recría, de madres, de destete, de engorde y de ciclo cerrado). |
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Gestión integrada técnico-económica de explotaciones avícolas: incubadora, granjas de recrías. |
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Gestión centralizada de la logística y el transporte. |
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Adaptación a la normativa legal vigente referente a medicamentos y recetas. |
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Trazabilidad cárnica. |
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